【専門家が解説】「あの在庫、今いくつ？」をゼロにする！複数人でリアルタイムに在庫共有できるクラウド管理システムのすすめ
元SE・現アプリ開発者が語る「チームでの在庫管理」が企業の成長を左右する理由
「すみません、あの商品の在庫、今いくつですか？」
店舗のバックヤードや倉庫で、この会話が日に何度も繰り返されていませんか？
確認のために事務所のパソコンを見に行ったり、担当者に電話をかけたり…その時間は、本来もっと大切な業務に使えるはずの貴重な時間です。
はじめまして。私は現在、在庫管理アプリの開発・運営に携わる傍ら、日本物流学会の会員としてサプライチェーンの研究も行っています。
その前は、東証プライム上場企業で販売管理システムのシステムエンジニア（SE）として、数多くの企業の業務改善プロジェクトに参画してきました。
SE時代、私は多くの企業が「在庫管理」という共通の課題に頭を悩ませているのを目の当たりにしてきました。
特に、事業が成長し、複数人で商品を管理し始めると、その問題は一気に深刻化します。
この記事でお伝えしたいのは、たった一つのシンプルな事実です。
チームで行う在庫管理の課題は、個人の頑張りや注意深さで解決するものではなく、「情報共有の仕組み」で解決するべきである、ということです。
この記事を読めば、なぜ今までのやり方では限界があるのか、そして、クラウド型の在庫管理アプリがどのようにしてその問題を解決するのかを、専門家の視点から深くご理解いただけます。
この記事を読んでほしい人：複数人・複数拠点で在庫を管理する全ての中小企業担当者様へ
- 従業員数名で小売店やECサイトを運営している経営者・店長の方
- ITは専門外だが、日々の非効率な在庫管理に問題意識を持っている方
- Excelや手書きの管理に限界を感じ、新しい方法を探している方
- 複数店舗や倉庫の在庫情報をまとめて管理したいと考えている方
- ネット上の多くの情報に混乱し、何から手をつければ良いか分からない方
一つでも当てはまるなら、この記事はきっとあなたのためのものです。
なぜ、Excelや口頭での在庫共有では限界が来るのか？
「在庫情報の分断」が引き起こす、見えないコストと機会損失
「お客様、申し訳ございません。今、在庫を確認しますので少々お待ちください…」
電話口でこう伝えた後、バックヤードに走り、汚れた在庫表と格闘。結局見つからず、事務所にいる担当者に電話で確認…。
こんな経験はありませんか？
このような時間のロスは、実は氷山の一角にすぎません。
本当に恐ろしいのは、その裏に隠れた「見えないコスト」と「機会損失」です。
例えば、営業担当が商談中に「在庫あり」と答えた商品が、実は店舗で売れてしまっていたら？これは顧客の信頼を失うだけでなく、機会損失、つまり、もし商品があれば売れたはずの利益を逃してしまうことに直結します。
さらに、過剰在庫は保管スペースを圧迫し、貴重な運転資金を眠らせてしまいます。
これはキャッシュフロー、つまり会社のお金の流れを悪化させる大きな要因です。
逆に在庫が足りなければ、販売機会を逃してしまいます。的確な在庫管理は、会社の利益と資金繰りに直接影響を与える、非常に重要な経営課題なのです。
あなたの会社は大丈夫？複数人での在庫管理が引き起こす典型的な課題
複数人で在庫を管理し始めると、アナログな手法はとたんに牙を剥きます。以下は、私がSE時代から現在に至るまで、数え切れないほど見てきた典型的な課題です。
- 情報の属人化：「〇〇さんしか在庫数が分からない」状態になっている 「この部品の正確な在庫数は、ベテランの佐藤さんに聞かないと分からないんだよな…」。このように、特定のスタッフの記憶や経験に頼った在庫管理は非常に危険です。その人が休んだり、退職してしまったりしたら、業務が完全にストップしてしまいます。
- 更新のタイムラグ：現場の入出庫が、事務所のExcelに反映されるのは翌日 現場スタッフが終業後に事務所に戻り、手書きの伝票を見ながらExcelに入力…。これでは、日中の在庫数は誰も正確に把握できません。 営業担当が見ているExcelの数字と、倉庫にある実際の在庫数が違う、という恐ろしい事態が日常的に発生します。
- ミスの発生：電話での聞き間違いや、古い在庫表への記入ミスが多発する 「バックヤードで商品を探すのに10分もかかった…」「数え間違いで発注ミス。また社長に怒られてしまった…」。手作業には必ずヒューマンエラーがつきものです。品番の聞き間違い、数量の数え間違い、在庫表への書き忘れ。 これらの小さなミスが、誤出荷や欠品といった大きなトラブルにつながります。
- 確認の手間：営業担当が外出先から在庫を確認できず、商談のスピードが落ちる 外出中の営業担当が、お客様から在庫の問い合わせを受けるたびに会社に電話。事務所の担当者はその都度作業を中断してExcelで確認…。この一連のやり取りは、双方にとって大きなストレスであり、商談のスピードを著しく低下させます。
- 最新版の不明確化：共有フォルダ内のExcelファイルが複数でき、どれが最新か分からない 「在庫表_20250808.xlsx」「在庫表_最新版.xlsx」「在庫表_佐藤修正版.xlsx」…。共有フォルダにこんなファイルが乱立していませんか？ 誰かが誤って古いファイルに上書きしてしまい、最新のデータが消えてしまうといった事故も後を絶ちません。
これらの問題に、一つでも「うちのことだ…」と感じたなら、それはあなたの会社の管理体制が限界に達しているサインです。
解決策は「クラウド同期」にあり！在庫管理アプリがチーム共有を実現する仕組み
では、どうすればこれらの問題を根本から解決できるのでしょうか。
答えは「クラウド同期」技術を活用した在庫管理アプリの導入です。
難しく聞こえるかもしれませんが、仕組みは非常にシンプルです。
インターネット上にある共通のデータベース（金庫のようなもの）に在庫情報を保管し、誰もが手元のスマートフォンからその金庫にアクセスするイメージです。
これにより、以下のような劇的な変化が生まれます。
- リアルタイム共有：一人がスマホで入力すれば、全員のデータが瞬時に更新される 倉庫の担当者が商品の入荷をスマホアプリでピッと登録した瞬間、事務所にいる経理担当者や、外出中の営業担当のアプリにも、その情報が即座に反映されます。 これにより、「あの在庫、今いくつ？」という確認作業そのものが不要になります。
- 場所を選ばない：倉庫、店舗、外出先など、どこにいても手元のスマホで最新在庫を確認できる もう在庫確認のために事務所に戻る必要はありません。 手元のスマートフォンが、常に最新の在庫データを表示する「動く在庫台帳」になります。 これにより、問い合わせ対応や商談のスピードが格段に向上します。
- 正確性の向上：バーコード・QRコードをスキャンすれば、誰がやっても入力ミスが起こらない アプリ開発者の視点から断言しますが、手入力の撲滅はデータ精度向上の最短ルートです。スマホのカメラで商品のバーコードやQRコードをスキャンするだけで、正確な商品情報が自動で入力されます。 これなら、新人スタッフでもベテランと同じ精度で、しかも素早く作業を完了できます。
- 履歴の透明化：いつ・誰が・どの在庫を動かしたか自動で記録され、責任の所在が明確になる 「この在庫、数が合わないけど、いつ誰が出庫したんだろう…」。こんな時も、アプリなら全ての入出庫履歴が自動で記録されています。 これは物流の世界でトレーサビリティ（追跡可能性）と呼ばれる非常に重要な概念で、問題が発生した際の迅速な原因究明や、内部不正の抑止にもつながります。
このように、在庫管理アプリは単なるツールではなく、チーム全体の生産性を飛躍的に向上させる「仕組み」そのものなのです。
以下から無料ダウンロードでお試しください。
チームでの在庫共有を成功させるために。アプリ導入で確認すべき3つのポイント
「なるほど、アプリが良さそうなのは分かった。でも、どうやって選べばいいんだ？」
そう思われるかもしれません。ここで、私のSE時代の苦い経験をお話しさせてください。
あるクライアント企業に、数十ページに及ぶ機能一覧が自慢の高価な在庫管理システムを導入したことがあります。しかし、半年後、そのシステムは全く使われていませんでした。理由は単純で、「機能が多すぎて複雑だった」からです。現場のスタッフはITに不慣れな方が多く、結局、今まで使っていたExcelに戻ってしまったのです。
この失敗から学んだ教訓は、「最高のシステム」と「自社にとって最適なシステム」は違う、ということです。この教訓を踏まえ、小規模なチームがアプリを選ぶ際に絶対に外してはいけない3つのポイントをお伝えします。
複数人で使える料金プランか？
チームで在庫を共有するのが目的なのですから、当然、複数人で利用できることが大前提です。
- 無料プランと有料プランの違い（ユーザー数、機能制限など） 多くのアプリには無料プランがありますが、利用できる人数が1人に制限されていることがほとんどです。有料プランで何人まで利用できるのか、料金体系はどうなっているのか（ユーザー課金か、月額固定か）を必ず確認しましょう。
- 3名以上で利用できるチーム共有機能の有無を確認しよう 「共有」を謳っていても、実際はCSVデータをエクスポートして手動で共有するだけ、というアプリも存在します。リアルタイムにデータが同期される、真のチーム共有機能があるかをチェックしてください。
ITが苦手な人でも使えるか？
前述の失敗談の通り、どんなに高機能でも、現場で使われなければ意味がありません。
- 直感的な操作性か、シンプルな画面設計か 公式サイトのスクリーンショットを見たり、実際に無料プランを触ってみたりして、マニュアルを読まなくても感覚的に操作できるかを確認しましょう。 ボタンの配置が分かりやすいか、文字は読みやすいか、といった点が重要です。
- 特別な端末は不要で、手持ちのスマホで始められるか 高価なハンディターミナルなどを購入する必要がなく、今お使いのスマートフォンやタブレットで始められるアプリを選びましょう。導入のハードルがぐっと下がります。
自社の管理方法に合うか？
「大は小を兼ねる」とは限りません。自社の業務フローにフィットするかを見極めましょう。
- 商品画像や管理番号、メモなど必要な情報を登録できるか 品番だけでは商品を特定しづらい場合、商品画像を登録できる機能は非常に便利です。 また、独自の管理番号や「要検品」「セール対象」といったメモ情報を付与できるかなど、自社で管理したい項目を柔軟に設定できるかを確認しましょう。
- まずは無料プランで、自社の業務フローに合うか試してみることが重要 最終的に、自社に合うかどうかは使ってみなければ分かりません。ほとんどの優良なアプリには、機能制限付きの無料プランや無料トライアル期間が用意されています。 本格導入の前に必ずチーム数名で試用し、「これなら続けられそうだ」という手応えを得ることが、失敗しないための最も確実な方法です。
「情報共有の仕組み化」で、チームの生産性を最大化しよう
在庫管理は、決して一人の担当者が抱え込むべき「個人作業」ではありません。仕入れ、検品、保管、販売、出荷といった一連の流れに関わる、スタッフ全員で行う「チームプレー」です。
これまで見てきたように、Excelや手書きの管理表は、情報の分断を生み、確認作業やミスといった無駄なコストを発生させ、チームの生産性を著しく低下させます。
クラウド型の在庫管理アプリを導入するということは、単にツールを新しくするということではありません。それは、「在庫情報をリアルタイムで共有する仕組み」をチームに導入するということです。
「あの在庫、どこだっけ？」「これ、いくつある？」といった無駄な確認作業がゼロになった世界を想像してみてください。スタッフ全員がその分の時間を、接客や売上を伸ばすための施策、新商品の企画といった、より付加価値の高い、本来やるべき業務に集中できるのです。
変化には少しの勇気が必要かもしれません。しかし、その一歩が、あなたのチームの未来を大きく変える可能性があります。
この記事が、あなたのチームを次のステージへ進める一助となれば、これほど嬉しいことはありません。
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この記事の筆者
佐藤 徳洋
日本物流学会会員、在庫管理アプリMonoCの運営を行う。
東証プライム企業のシステムエンジニアとして働いている中で、古いシステムでは令和の業務を支えられないと感じ、新しい業務のやり方を模索中。