紙・Excel・アプリ在庫管理のメリット・デメリット｜中小企業が選ぶべき最適解とは？
あなたの会社の在庫管理は「過去」か「未来」か？
「在庫管理」と聞くと、あなたはどんなイメージを持つでしょうか？
もしかしたら、「面倒くさい」「時間がかかる」「忙しいのに、なぜこんな単純作業を…」といったネガティブな感情を抱いているかもしれませんね。
バックヤードで商品を探すのに10分もかかったり、数え間違いで発注ミスをしてしまったり、そんな経験はないでしょうか？
私はこれまで、多くの企業で在庫管理の現場を見てきました。
手作業での管理が原因で、多くの時間と労力が無駄になっている現実を目の当たりにしてきたのです。
この記事では、あなたの会社が抱える非効率な在庫管理の悩みに寄り添い、その解決策として、紙、Excel、そして在庫管理アプリそれぞれのメリット・デメリットを徹底的に比較し、最適な方法を一緒に探していきます。
手書き・紙管理の在庫管理
メリット
- 特別なツールが不要で、すぐに始められる
紙とペンがあれば、誰でもすぐに在庫管理を始められます。特別な知識やITツールは一切必要ありません。
- PCやスマホが苦手な人でも直感的に使える
文字を書くことに抵抗がなければ、誰でも直感的に使えるのが最大の利点です。
デメリット
- 在庫情報が不正確になりがちで、紛失や破損のリスクがある
紙の在庫情報は、すぐに古くなったり、汚れて読めなくなったり、紛失してしまったりするリスクが常にあります。その結果、正確な在庫数が分からなくなり、店頭でのお客様への対応に困ることも。
- 複数人での共有が難しく、情報が属人化しやすい
紙の台帳は、複数の人が同時に確認・更新するのが難しいです。結果として、特定の担当者しか在庫状況を把握できず、業務が属人化してしまう原因となります。
- データの検索や分析が困難で、経営判断に活用しにくい
過去の在庫データを探すには、膨大な紙の束をめくる必要があり、非常に時間がかかります。どの商品がよく売れているか、どの季節に需要が高まるかといった分析も困難で、せっかくのデータが経営に活かされません。
Excel・スプレッドシート管理の在庫管理
メリット
- PCがあれば管理が可能で、紙よりは情報の整理がしやすい
PCさえあれば管理できるため、紙の台帳のように保管場所に困ることはありません。情報を表形式で整理し、ある程度見やすく管理できます。
- 関数を使えば自動計算が可能で、ある程度の効率化が図れる
SUM関数などを使えば、在庫数の合計などを自動で計算できます。手計算の手間が省け、ある程度の効率化は期待できます。
デメリット
- 最新版がわからなくなり、誤ったデータで作業してしまうリスクがある
「最新在庫表_20250921」のようにファイル名を変えていくうちに、どれが最新か分からなくなる…という経験はありませんか？ 誤った古いデータで発注ミスをしてしまい、また社長に怒られる…なんて事態も起こり得ます。
- ファイルが重くなると動作が遅くなり、ストレスの原因になる
商品数や履歴が増えるにつれて、エクセルファイルはどんどん重くなります。ファイルを開くのに何分もかかったり、入力のたびに固まったりして、作業効率が著しく低下します。
- 入力ミスが多発しやすく、データの正確性に欠ける
バーコードやQRコードでの読み取りができないため、手入力が基本となります。人間の手による入力は、どうしてもミスが多発しやすく、データの正確性を保つのが難しいです。
- リアルタイムでの共有や、現場での即時確認が難しい
現場で商品を確認しようと思っても、近くにPCがなければ確認できません。スマホからアクセスできたとしても、重いファイルは開くのに時間がかかります。スマホでの操作に最適化されていないので非常にストレスです。
在庫管理アプリの在庫管理
メリット
- スマホで完結し、いつでもどこでも最新の在庫確認が可能
在庫管理アプリは、手元のスマートフォンでいつでも最新の在庫情報を確認できます。倉庫から離れた場所でも、外出先でも在庫数が正確に分かるため、お客様を待たせることなく、スムーズな対応ができます。
- バーコード・QRコード読み取りに対応しており、入力工数が削減され、データの正確性が向上する
スマートフォンのカメラ機能を使えば、バーコードやQRコードを読み取るだけで商品の特定と入出庫作業が完了します。これにより、手入力の手間が大幅に削減され、入力ミスも防げます。
- クラウドベースで常に情報が最新に保たれ、複数人での共有・管理が容易になる
クラウド上にデータが保存されるため、情報は常に最新の状態に保たれ、複数人でリアルタイムに在庫を共有・管理できます。データの紛失や破損のリスクもありません。
- 入出庫履歴が記録され、トレーサビリティが向上する
いつ、誰が、何個入庫・出庫したかが自動的に記録されます。これにより、在庫数の差異が発生した際も、原因をすぐに特定でき、責任の所在が明確になります。
デメリット
- 無料プランでは機能や商品数に制限がある場合がある
多くのアプリでは、無料プランで管理できる商品数や入出庫回数に制限があります。本格的に運用するには、有料プランへの移行が必要です。
- アプリの操作に慣れるまでの学習コストがわずかに発生する
紙やエクセルに慣れている人にとっては、新しいツールの操作を覚えるのに少し時間がかかるかもしれません。しかし、直感的に使えるよう工夫されているアプリがあるのでその心配も不要です。
在庫管理アプリMonoCはその代表例です。
まとめ：今日から変わる在庫管理。その一歩を踏み出そう
| 比較項目 | 紙 | スプレッドシート | アプリ |
|---|---|---|---|
| 初期コスト | ほぼ無料 | 持っていれば無料 | 無料〜数万円 |
| 準備期間 | 短い | 長い傾向 | 短い |
| 情報の正確性 | 低い | 低い | 高い |
| リアルタイム性 | 不可 | 限定的 | 高い |
| データ共有 | 不可 | 面倒 | 容易 |
| 入力作業 | 手間がかかる | 比較的容易 | 容易 |
| 検索・分析 | 困難 | スキルが必要 | 容易 |
| 専門知識 | 不要 | 関数知識 | 不要 |
| カスタマイズ性 | 低い | 高い | 低い |
在庫管理の効率化は、単なる作業の改善ではありません。欠品による機会損失を防ぎ、過剰在庫によるキャッシュフローの悪化を防ぐ、重要な経営戦略の一つです。
この記事で紹介した内容を参考に、ぜひ在庫管理アプリの導入を検討してみてください。そして、その一歩を踏み出すために、まずは無料から始められるように提供しています。
この記事の筆者
佐藤 徳洋
日本物流学会会員、在庫管理アプリMonoCの運営を行う。
東証プライム企業のシステムエンジニアとして働いている中で、古いシステムでは令和の業務を支えられないと感じ、新しい業務のやり方を模索中。