日本物流学会会員、元システムエンジニアの筆者が、店舗や倉庫で使われる入出庫伝票の書き方や活用方法を解説します。
入出庫伝票の正しい書き方
入出庫伝票を正しく書くためには、必要な情報を漏れなく、正確に記入することが重要です。
最低限必要な事項は以下になります。
- 日付
- 商品名
- 数量
- 担当者
入出庫伝票を入庫伝票と出庫伝票の2つに分けるかは、企業によって異なります。
入出庫伝票を1つにまとめる場合は上記に加えて、入庫なのか出庫なのかを記入します。
正確な管理を行うために、入出庫した時点で記入します。
後回しにすると必ず記入漏れが発生します。
記録の正確性を保つために、必ずその場で記入しましょう。
紙の入出庫伝票は注意が必要
紙の入出庫伝票の場合、慎重に扱う必要があります。
綺麗な文字で記入しないと、他の人が見た時に文字を読み間違えする可能性があります。
液や砂で入出庫伝票が汚れたり、破れる可能性があります。
また、紛失リスクも高まります。
ファイルに挟み、置き場所を固定する運用等、考慮する必要があります。
入出庫伝票の効果的な活用方法
入出庫伝票は記録を残すことで、トレーサビリティに貢献します。
紙の入出庫伝票の活用は難しいですが、エクセルで作成した入出庫伝票であれば、在庫管理として利用できます。
エクセルの関数を駆使することで、入出庫を入力すると自動計算された在庫を確認できるようになります。
また、入出庫データを活用して分析することができます。
データが蓄積されることで、需要の変動を把握したり、人気商品を知ることができます。
ただし、エクセルの知識と定期的にメンテナンスする人材が必要になります。
デジタル時代の入出庫伝票
令和の時代、入出庫伝票を手書きで入力する必要はありません。
入出庫の記録は、アプリで自動的に管理してくれます。
日々の入庫、出庫をアプリに入力することで、いつ、誰が、何を、いくつ、出した（入れた）を自動的に保存して管理することができます。
以下のアプリはiPhone・Android両方で利用できる便利なアプリです。
手書きの苦労から解放され、快適な入出庫を体験しましょう。
入出庫アプリを利用することで、データはクラウドに保存されるため、紛失するリスクを減らすことができます。
また、業務のやり方が統一されるため、長期的な業務効率化とコスト削減に貢献します。
入出庫や在庫管理についてもっと知りたい方はこちらもおすすめです。
https://monoc.app/inventory-management
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