入出庫記録はもうExcelでは限界！専門家が教える、中小企業の在庫管理を劇的に効率化するアプリ活用術
「うちの在庫管理、Excelで何とかなっているから…」
「入出庫記録なんて、ただの事務作業でしょ？」
もし、そうお考えなら、少しだけお時間をください。
はじめまして。私は、東証プライム上場企業で販売管理システムの設計・導入支援に携わった後、現在は在庫管理アプリMonoCの開発・運営を行っている専門家です。また、日本物流学会の会員として、サプライチェーン全体の最適化についても研究しています。
これまでSE、アプリ開発者、そして研究者という3つの立場で、数多くの中小企業の現場を見てきました。そこで痛感したのは、非効率な「入出庫記録」が、気づかぬうちに会社の利益と成長の機会を静かに蝕んでいるという事実です。
「もし、あの時在庫があれば、もっと売れたはずなのに…」という機会損失。
「売れない在庫が倉庫を圧迫して、資金繰りが苦しい…」というキャッシュフロー（会社のお金の流れ）の悪化。
これらはすべて、不正確な入出庫記録が引き起こす、経営に直結する深刻なリスクなのです。この記事では、なぜExcelや手書きでの管理が限界なのか、そして、どうすればその問題を解決できるのかを、専門家の視点から徹底的に解説します。
「あるある」で終わらせていませんか？Excel・手書きでの入出庫記録が限界な5つの理由
バックヤードの棚の前で、汚れた手書きの在庫表と格闘する時間。事務所のパソコンを開くまで、正確な在庫数が分からず、お客様を待たせてしまう気まずさ。あなたのお店や倉庫でも、こんな光景が繰り広げられていないでしょうか？
これは決して、特別なことではありません。多くの現場で「在庫管理あるある」として語られることですが、もはや「あるある」で済ませられる問題ではないのです。Excelや手書きでの管理には、構造的な限界があります。
- リアルタイム性の欠如： 現場で入庫・出庫があっても、事務所に戻って入力するまで在庫数は更新されません。その間に別のスタッフが古い情報を見て注文を受け付けてしまい、結果的に欠品…という悲劇が起こります。
- ヒューマンエラーの温床： 「6」と「0」の書き間違い、商品の取り違え、単純な入力漏れ。人が作業する以上、ミスは避けられません。たった一つの間違いが、発注ミスや過剰在庫に繋がります。
- 深刻な属人化： 在庫ファイルの複雑な関数やマクロ、あるいは独特な記入ルールが「あのベテランの○○さんしか分からない」という状況を生み出します。その人が休んだり、退職したりした途端、業務は完全にストップしてしまいます。
- 物理的な制約： 在庫を確認するためだけに、わざわざ事務所に戻らなければならない。この移動時間は、1日に換算すれば膨大な無駄となります。お客様からの急な問い合わせにも、即座に対応できません。
- データの陳腐化と破損： 「最新版はどっちのファイル？」「ファイルが重すぎて開かない…」。共有フォルダ内のExcelファイルは、いつしか最新版が分からなくなり、そのうち重すぎて動かなくなることも。紙の伝票であれば、紛失や汚損のリスクが常につきまといます。
これらの問題は、スタッフ個人の能力や注意深さでカバーできるものではありません。仕組みそのものに限界が来ているのです。
なぜ「入出庫作業はきつい」のか？現場担当者が疲弊する根本原因とは
これは非常に重要な視点です。なぜ、きついのでしょうか？重い商品を運ぶから、という肉体的な負担だけではありません。
「また数え間違えたらどうしよう…」「この欠品の責任は、誰が取るんだろう…」
担当者が本当に「きつい」と感じるのは、この精神的なプレッシャーです。常にミスが許されない緊張感の中で、非効率な作業を延々と繰り返すことによる徒労感。これが、担当者のモチベーションを静かに、しかし確実に奪っていきます。
SE時代に業務改善コンサルとして現場に入った際、多くの経営者が「現場のやる気が足りない」「もっと注意深くやれ」と嘆くのを見てきました。しかし、問題は担当者の「やる気」ではありません。問題の根本原因は、担当者の頑張りに依存した、あまりにもアナログな業務プロセスそのものにあるのです。
【解決策】スマホアプリで「入出庫記録」が変わる！在庫管理の常識を覆す3つのポイント
では、どうすればこの負のスパイラルから抜け出せるのでしょうか。その答えが、スマートフォンを使った在庫管理アプリの活用です。あなたのポケットに入っているそのスマホが、在庫管理の常識を根底から覆すツールになります。
ポイント1：いつでも、どこでも、誰でも更新可能に
最大のメリットは、「その場」で作業が完結すること。商品を受け取った瞬間、出荷した瞬間に、手元のスマホでピッと記録。事務所に戻って転記する必要はもうありません。これにより、スタッフ全員が常に最新の在庫情報を、どこにいても確認できるようになります。
ポイント2：バーコード/QRコードでミスなく正確に
手入力や手書きがもたらすヒューマンエラーは、バーコードやQRコードのスキャン機能で撲滅できます。商品のバーコードをスマホのカメラで読み取るだけ。商品名も数量も、間違うことはありません。これにより、データの正確性が飛躍的に向上し、入力にかかる手間も劇的に削減されます。特別な高価な端末（ハンディターミナル）は不要です。
ポイント3：複数人でリアルタイム共有
アプリで記録されたデータは、クラウド上で即座に同期されます。社長が外出先からでも、店長がバックヤードでも、EC担当者がデスクでも、全員が全く同じ最新の在庫情報をリアルタイムで見ることができます。これにより、「あの人に聞かないと分からない」という属人化は完全に解消され、情報共有のスピードと質が格段に向上します。
専門家が選んだ！中小企業向け在庫管理アプリ「MonoC」で実現する入出庫効率アップ
MonoCは、中小企業の現場担当者が直面する課題を徹底的に分析し、「シンプルで、誰でも直感的に使える」ことを目指して開発されました 。
実際に「MonoC」を導入したある企業では、50件以上の入出荷作業が、QRコードの活用で午前中に完了するようになったという劇的な改善が報告されています 。これは、アプリによって商品特定と入出荷作業が圧倒的に楽になり、在庫数が自動計算されるようになった結果です。
また、MonoCは製造からアパレル、部品、備品まで、あらゆる業種の2,000を超えるユーザー様に利用されています。
電気施工や空調施工といった施工業とも相性抜群です。
これは、MonoCが特定の業種に特化した複雑な機能を持つのではなく、どんな「モノ」でも管理できるというシンプルさと柔軟性を追求しているからです。
無料から始められる！リスクゼロで「脱・Excel」を実現する第一歩
最初から完璧な100点満点のシステムを目指してはいけない。
特に、ITに不慣れな方が多い現場では、多機能で複雑なシステムはかえって負担になります。
私は小さく始めるを強く推奨します。まずは、一番の課題である「入出庫記録」からデジタル化してみる。そして、その効果を実感しながら、少しずつ範囲を広げていく。この進め方が、結局は一番の近道なのです。
その第一歩として、MonoCには無料プランが用意されています。商品100点まで、入出庫も月に50回までなら、費用は一切かかりません。リスクゼロで「脱・Excel」を試し、その効果をあなた自身の目で確かめることができます。
正確な入出庫記録は経営の羅針盤。今日から始める未来への投資
長くなりましたが、私がこの記事で伝えたかったことは、ただ一つです。
正確な入出庫記録は、単なる事務作業の効率化にとどまりません。
それは、売り逃しを防ぎ、無駄な在庫をなくし、会社の資金繰りを健全にする、経営の精度を高める「羅針盤」そのものです。そして、担当者を無駄な作業とプレッシャーから解放し、もっと創造的な仕事に集中させてあげるための、未来への投資でもあります。
Excelと手書きの伝票と格闘する日々は、もう終わりにしませんか？
その一歩を踏み出すのに、専門的な知識も、多額の費用も必要ありません。
まずは、あなたのスマホでMonoCを試してみることから始めてみてください。
もし何かお困りのことがあれば、在庫管理に関するどんな些細なご相談でも構いません。いつでもお気軽にご連絡ください。あなたの会社の挑戦を、心から応援しています。
この記事の筆者
佐藤 徳洋
日本物流学会会員、在庫管理アプリMonoCの運営を行う。
東証プライム企業のシステムエンジニアとして働いている中で、古いシステムでは令和の業務を支えられないと感じ、新しい業務のやり方を模索中。